Siklus Hidup Sistem (Tahap Analisis)

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :
1.Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2.Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3.Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4.Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

5.Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6.Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.3. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :
1.Ikhtisar eksekutif
2.Pendahuluan
3.Definisi masalah
4.Tujuan dan kendala sistem
5.Kriteria kinerja
6.Berbagai alternatif sistem yang mungkin
7.Rancangan proyek yang disarankan
7.1.Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2.Kebutuhan sumber daya manusia
7.3.Jadual kerja
7.4.Perkiraan biaya
8.Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9.Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
10.Ikhtisar